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函授站工作评估资料归档管理办法

作者: 来源: 日期:2016/3/21 9:24:27 人气:87 加入收藏 标签:

函授站工作评估资料归档管理办法

 

一、目的

为使函授站评估工作有序、有效地开展,并以此为内涵式发展途径之一提高我校继续教育的声誉和质量,满足学习者的需求,特制定本办法。

 

二、适用范围

本办法适用于函授站评估工作中所有文件、通知、会议纪要、巡视记录、文档和相关资料的管理,包括具有归档保存价值的实物、图片、软件、音视频等资料。

 

三、机构及职责

成教培养管理办公室负责函授站评估工作各类档案、资料的收集、归类、造册、保管等管理工作。

各相关部门对本部门有关归档文件资料进行初级管理。

 

四、档案归档

1.归档要求

⑴ 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。

⑵ 各类文件应归档原件,一般不存复印件。

⑶ 归档的文件和资料要求质量优良,图表清晰,字迹工整,装订整齐美观,禁用字迹不牢固的工具书写。

⑷ 合同要存正本。

⑸ 电子资料要刻制光盘。

⑹ 对光盘、声像、照片等资料,归档时要有防晒、防潮、防变形、防粘连等保护措施,包装良好,封面书写标题及编号,无涂改。

⑺ 文字与软件、光盘同存时,应保持名称一致。

⑻ 凡对函授站评估有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归档。

⑼ 重要文档归档时要作《档案移交(接收)登记》,成教培养管理办公室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。

⑽ 文档装订的第一顺序为教育部文件、各省教育厅文件、中南大学文件、继续教育学院文件、函授站资料;第二顺序为日期顺序,函授站资料以函授站代码为第二顺序。

2.归档时间

应归档文件在到达使用完毕后一个月内,送交成教培养管理办公室。

成教培养管理办公室于每年四月底前对上年度全部归档文件进行整理、编册,并造完整的目录。

 

五.档案保管

⑴ 函授站工作评估资料是继续教育学院管理工作的重要资料,应有专门的存放地点。

⑵ 凡借阅函授站工作评估资料,阅时不得在资料上做任何标记,阅后均应及时归还。

 


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